bastidores chatbot4devs

O que você não sabe que rolou por trás do CB4Devs

10 de maio de 2017 foi o dia em que demos o start oficial na organização do Chatbot4Devs. A partir daí, vivi o evento por 101 dias, até o tão esperado 19 de agosto. Era meu primeiro evento na Take e a responsabilidade era gigante: produzir a primeira imersão sobre chatbots do Brasil!

Escolha dos palestrantes, planejamento das áreas do evento, criação da identidade visual, pesquisa de fornecedores… As atividades envolveram todo o time de Marketing por vários dias.

Enquanto todas as atividades do setor tinham que continuar girando, o evento estava ali, nos rondando, exigindo uma atenção aqui, cobrando uma urgência maior ali… a data se aproximava com velocidade e as atividades aumentavam.

“Meu filho”, como carinhosamente o apelidei, reivindicava uma dedicação cada vez maior. Cada detalhe era importante. Como aumentar a presença feminina, em um mercado ainda predominantemente masculino? Como receber nossos palestrantes internacionais para que tudo desse certo quanto à logística, aproveitamento da presença e oportunidade de conhecer o Brasil? Como transmitir tanto conteúdo em um dia de evento sem que ele ficasse cansativo? Como envolver nossos participantes em atividades interativas?

Principal: como transformar o evento em uma grande experiência?

 

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Como lidar com o inesperado?

Cada passo era tratado com carinho e cuidado e o dia estava chegando… Andávamos lado a lado com o Sebrae, nosso parceiro nessa empreitada que proporcionou essa grande produção. Márcia Valéria, nosso contato principal, embarcou em nossa aventura e ficávamos todos loucos juntos!

Como não havia referência anterior, não sabíamos como funcionava a dinâmica de vendas de ingressos em grandes eventos assim. Nos primeiros dias do lote 1, tímidas vendas aconteceram e nossa apreensão aumentava. Será que teríamos quórum suficiente? Ao anunciar o último dia desse lote, a surpresa: quase 50 ingressos vendidos em um só dia. A partir daí, nosso alívio aumentou um pouco e as vendas corriam a todo vapor. Quando alguém entrava em contato querendo comprar um grande pacote, com mais de 10 ingressos, era uma festa! Meu gerente me prometia um almoço a cada grupo confirmado. Valeu, galera!  😎 

Um de nossos palestrantes, da IBM, entra em contato poucos dias antes do evento… Ele tinha outro compromisso inadiável na mesma data e não poderia mais comparecer! Felizmente, bons contatos são tudo na vida e nós temos vários deles e conseguimos suprir sua ausência rapidinho. O Sérgio Gama engrandeceu nosso evento e foi um dos palestrantes mais bem avaliados!

Tudo correndo bem, brindes chegando no prazo, montagem do evento acontecendo perfeitamente. Mas a vida é uma caixinha de surpresas, como já sabia Joseph Climber

Na véspera do Chatbot4Devs um dos palestrantes internacionais entra em contato para informar que teve problemas na alfândega e não conseguiu sair de uma das cidades em que seu vôo fazia escala. Reação da equipe: rindo de nervoso! Como alterar a programação em cima da hora?!

Fazendo do limão uma caipirinha, e com uma cachaça das boas!

Tivemos oportunidade de utilizar o último horário do dia para abrir um painel de perguntas aos palestrantes, que foi super bem aproveitado pelos participantes! A galera curtiu tanto que o nosso chatbot, que enviava mensagens pré-programadas, informou sobre o início do happy hour e a galera continuava lá, firme e forte dentro do auditório!

 

fotos palestrantes chatbot4devs
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Falando em chatbot… Ele merece um capítulo à parte. Que bot incrível!

Super descolado e zoeiro, nosso queridinho transmitia todas as informações necessárias sobre o evento, entregava desafios aos participantes, distribuía brindes… Orgulho do Caio Calado e do Rafael Pacheco!  😀 

 

Com a palavra, os Take.Seres!

 

 

Algumas curiosidades dos bastidores do Chatbot4Devs

  • Quando as pessoas dizem que a galera da área de tecnologia é “certinha” com suas coisas, eu não imaginava que seria ao pé da letra. Que pontualidade! Às 8h30 o auditório estava lotado, para palestras que começavam às 9h, surpreendendo até mesmo a equipe de credenciamento. Na volta do almoço, idem. Estão de parabéns!
  • Na saída para o coffee break, teve quem “torceu o nariz” para as comidas saudáveis que foram servidas. Logo em seguida, tava todo mundo se esbanjando com os quitutes dos Cozinheiros de Rua, um projeto que emprega ex-moradores de rua e faz verdadeiras delícias, além de tratar tudo com muito carinho e atenção. Não é publipost, nós amamos mesmo! ♥
  • Uma fugidinha não faz mal a ninguém. Durante o evento, à tarde, vimos por fotos no Facebook que nossos palestrantes internacionais, Peter e Emanuelle, estavam na Lagoa da Pampulha! Ficamos felizes que tenham aproveitado a cidade, rapazes! Nos dias anteriores, em que pudemos dedicar mais atenção a eles, os levamos para bares, restaurantes, a uma visita a Ouro Preto e, claro, à Take. Eles se divertiram até o último minuto e foram também para o forró com os Take.Seres após o evento. Estes sabem como aproveitar uma viagem!
  • Nossa principal preocupação na parte da tarde: ter cerveja gelada no happy hour! Carreguei sacos de 20kg de gelo, organizamos freezers, alugamos tinas (que a galera da Take aproveitou bem no pós-evento) e, pontualmente, às 17h, abri a primeira para verificar se tinha gelado. Como puderam comprovar, gelou sim. [emoji sarcástico]
  • Rolou uma promessa do nosso gerente de Marketing relacionada ao número de inscritos no evento. Se batessemos a meta, ele reproduziria a dancinha do Dobby. Quer ver o vídeo? Tem vaga aqui! O material é restrito a Take.Seres.
  • Outra promessa que rolou foi que Peter, da Swelly, cantaria a música de Sailor Moon em alemão no palco. Quem viu, se divertiu demais!
  • Durante o evento, um homem ultrapassou o marca-filas para falar com um dos Take.Seres que estava no nosso estande de brindes. Nosso novo estagiário pediu a ele que respeitasse o espaço e se direcionasse para o outro lado. Ele não sabia que se tratava de um sócio-diretor da Take. Tudo pela boa organização do evento! 🙂
  • A frase “lugar de mulher é onde ela quiser” é bem verdade! A campanha CB4Women foi um sucesso e tivemos mais de 100 mulheres presentes, todas bem à vontade e contribuindo muito com o evento. Gratidão!
  • No fim do evento, me perguntaram: “Deu tudo certo? Está feliz?” Eu respondi: “Tô com vontade de chorar!” “- Ué, por que?!” “- De tão feliz que eu tô!”

Este sentimento resume o orgulho por tudo que passamos nos últimos meses. O evento foi o que foi porque o time inteiro contribuiu, participou, opinou, ajudou e construiu junto esse grande sucesso.

Obrigada por tudo, Take.Seres. To infinity and beyond!

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