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Como otimizar a gestão e o fluxo da informação nas organizações?

Uma empresa é como um barco, em que os colaboradores são os remadores. E para garantir que todos remem com sincronia na mesma direção, é essencial realizar uma boa gestão e fluxo da informação nas organizações.

Para isso, o setor de comunicação usa técnicas e tecnologias para garantir que a troca de informações aconteça corretamente entre as diferentes áreas e níveis hierárquicos da companhia.

Neste artigo, vamos explicar um pouco mais sobre a importância da gestão do fluxo da informação e quais ferramentas podem ser utilizadas para essa finalidade. Boa leitura!

Conhecendo o fluxo da informação dentro das empresas

Um dos papéis importantes do setor de comunicação em empresas é utilizar boas práticas para regularizar a troca de informações dentro da companhia. Na realidade, mesmo sem a ação afirmativa dos especialistas na área, o fluxo da informações continua existindo, de uma forma que pode ser prejudicial à produtividade e ao ambiente corporativo.

Sem ter os processos de comunicação interna formalizados, cria-se um campo fértil para o surgimento de inconsistências, boatos e informações falsas. Além disso, é preciso que haja uma condução correta dos fluxos de informação, para assegurar que todos tenham acesso aos conhecimentos e dados necessários à execução de seu trabalho.

Para entender como funcionam os fluxos de informação em uma empresa é preciso conhecer os conceitos básicos da comunicação, entendendo o que são:

  • emissor;
  • receptor;
  • mensagem.

De forma simplificada, podemos dizer que, dentro do processo de comunicação, o emissor é aquele que gera a mensagem para enviar ao receptor, que absorverá essa informação.

Logo:

  • um líder que transmite uma ordem para seus colaboradores é um emissor;
  • a ordem ou instrução é a mensagem;
  • os colaboradores são os receptores.

Esse é um exemplo de fluxo da informação simples vertical e descendente.

O contrário também pode acontecer: quando os colaboradores emitem feedbacks que precisam chegar ao líder, eles são os emissores em um fluxo de informações vertical ascendente.

Dependendo da estrutura da organização, podem existir outros fluxos — como as trocas de informações horizontais e circulares entre os sócios, por exemplo, quando todos são emissores e receptores, e não existe um nível de hierarquia envolvido.

Aplicando técnicas de gestão e fluxo da informação nas organizações

Para cada tipo de fluxo de informações em uma empresa, existe uma ferramenta apropriada, que deve manter o sentido da mensagem o mais próximo possível do original, sem a interferência de ruídos. Hoje, boa parte dessas ferramentas é informatizada.

Em grandes empresas, a intranet e o e-mail são alguns canais coringas para o gerenciamento dos fluxos de informação. Mas, apesar das vantagens, essas alternativas também possuem pontos fracos bem evidentes — portais de intranet, por exemplo, não são visitados diariamente por boa parte dos colaboradores e, por isso, perdem a confiabilidade quando o assunto é urgente.

O e-mail também está bastante banalizado. Em muitas empresas, o volume de informações por esse caminho é tão grande que muita coisa se perde em caixas de entrada lotadas de mensagens desinteressantes.

Nesse cenário, surgem técnicas informais dos próprios colaboradores, como a criação de grupos internos de WhatsApp ou outro aplicativo similar. Isso é natural, pois esses canais de troca de mensagens já são muito populares para a comunicação pessoal do dia a dia.

Uma nova tendência na comunicação interna é o uso de chatbots dentro desses aplicativos de mensagens. Com eles, os colaboradores podem tanto buscar por informações relativas ao trabalho como receber comunicados relevantes de sua área de forma personalizada, controlável e inteligente.

Como essas mensagens são trocadas pelo celular de cada pessoa, não existe aqui a chance de não-visualização dos portais de intranet nem a comunicação impessoal dos e-mails.

Agora que você já sabe sobre a importância da gestão e o fluxo da informação nas organizações, aproveite para entender como a comunicação interna pode integrar todas as áreas da empresa.

 

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