Gestão de Pessoas guest post

Como otimizar a gestão de pessoas com o auxílio de ferramentas digitais?

Em tempos de hiperconectividade, a influência da internet sobre a rotina corporativa é praticamente integral, independente dos setores e ações realizadas dentro das organizações. Nesse sentido, alguns recursos digitais podem ser convertidos em grandes aliados na gestão de pessoas, para otimizar a produtividade dos colaboradores, o tempo e custos gastos em determinadas atividades e melhorar a comunicação interna. Vejamos algumas existentes.

Ferramentas digitais para otimizar a gestão de pessoas

Seja da própria empresa ou para clientes e fornecedores, a gestão de pessoas é uma prioridade para os negócios. Existe uma série de medidas, com o apoio da tecnologia, que podem ajudar nesse processo. Uma delas é usar um chatbot, sistema de comunicação automatizada dentro de aplicativos de mensagem, como o Telegram.

É natural que quando se fale em chatbot, venha à mente a imagem de um robô. Diferente disso, esse tipo de inovação pode surpreender nas relações que media. É possível, sim, humanizar a interação entre as pessoas através de um chatbot. Pode agilizar a comunicação entre equipes, a distribuição de tarefas e o agendamento de reuniões, tudo dentro de uma conversa de chat.

Se a interação realizada por humanos é suscetível a mudanças de comportamento e humor, com o chatbot a conversa segue o tom estabelecido pelo interlocutor. Esse tipo de comunicação automatizada pode ser desenvolvida de forma inteligente, por meio de tecnologias como o machine learning, no qual a própria máquina aprende ou intui a partir do contato estabelecido com o usuário.

Vai além de respostas e perguntas pré-programadas. Aqui no Chatbots Brasil há uma série de posts a respeito dessa inovação que está revolucionando a gestão de pessoas nas empresas, seja a feita internamente ou com clientes e fornecedores. Neste post, por exemplo, é possível entender para que serve um chatbot, suas funcionalidades e aplicações.  

E quanto aos outros tipos de ferramentas digitais existentes? Vamos tomar como exemplo os recursos desenvolvidos pela Google para otimizar a gestão de pessoas e informações.

G Suite: vários recursos em um único lugar para melhorar a gestão de pessoas e informações

A Google oferece uma série de ferramentas através do G Suite, pensadas especialmente para ajudar os negócios. Veja quais fazem parte desse grupo de utilidades.

Google Drive: uma mão-na-roda para o compartilhamento de arquivos

Ao invés de compartilhar arquivos por e-mail, que tal disponibilizá-los em um disco virtual e controlar o acesso apenas para pessoas autorizadas? Isso é possível pelo Google Drive. Através dessa ferramenta, os usuários podem editar documentos diversos como planilhas, apresentações e textos online e compartilhar entre si, além de facilitar a gestão de pessoas, seja de dentro ou de fora da empresa.

Também é possível fazer o backup de arquivos importantes e acessá-los de qualquer dispositivo, bastando, para tanto, ter acesso à internet e inserir seu login e senha. Imprimir papéis? Apenas em último caso, o que reduz os custos para o negócio e contribui com o meio ambiente.

Google Formulários: facilidade ao coletar e organizar informações

Caso precise coletar ou atualizar informações e organizar as ações para a gestão de pessoas, a adoção dos Formulários do Google, disponíveis também pelo Google Drive, é uma boa pedida. Há uma série de modelos pré-formulados. Outro benefício é a fácil tabulação dos dados, disponibilizados de forma automática em uma planilha armazenada também no Drive.

Ou seja, é possível fazer isso tudo num só lugar, sem a necessidade de usar vários sites para cada tipo de ação ou coletar e tabular as informações em formulários de papel. Sem contar a facilidade de ter os dados à mão, em ambiente digital.

Hangouts: peça-chave da comunicação interna na gestão de pessoas

Está sem tempo para fazer a reunião semanal com os membros da equipe? O Hangouts pode ser uma excelente maneira de conversar com quem precisa, seja por texto ou por chamadas de áudio e vídeo. Pode ser acessado através do próprio e-mail (caso seja Gmail), pelo site ou por aplicativo mobile. A medida, além de fácil, diminui gastos desnecessários com infraestrutura ou de deslocamento de pessoas.

Além de facilitar a comunicação interna, o uso dessa ferramenta também é muito útil para a área de gestão de pessoas, na realização de processos de recrutamento e seleção de candidatos, que podem ser de qualquer lugar, sem precisar se deslocar até a empresa.

Google Agenda: “A” ferramenta para organizar seus compromissos

Nada melhor do que organizar as calls e reuniões, presenciais ou não, em uma agenda digital, disponível no gadget mais próximo de você, não é verdade? Ainda que alguns ainda prefiram anotar seus compromissos em papel, o diferencial de uma agenda virtual, como é o caso do Google Agenda, é justamente alertar sobre o compromisso do dia. Com ela, o usuário recebe um alerta através de e-mail ou ainda um lembrete na tela, caso a página do Google Agenda esteja aberta.

Ao inserir um compromisso na agenda do Google, você pode disponibilizar o link para Hangouts – no caso de videochamadas pela ferramenta -, avisar os participantes  mesmo que não possuam e-mails no Gmail e enviar arquivos relacionados. Também pode compartilhar sua agenda para outras pessoas e vice-versa. Mas não se preocupe: é o usuário que determina quais compromissos ficam visíveis para quem tem acesso ao calendário. Basta alterar as configurações de visibilidade quando estiver editando o evento cadastrado. Há três opções: padrão de agenda, público ou privado.

A Qi Network é uma das cinco Google Cloud Premier Partner no Brasil que integra nas empresas essa e outras soluções oferecidas pela Google. Se quiser saber mais a respeito desses e outros recursos digitais, acesse nosso blog: www.qinetwork.com.br/blog/

E aí, você usa ou já tinha ouvido falar em algumas dessas ferramentas? Deixe seu comentário!


Rômulo Martins - Post gestão de pessoas
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Autor convidado: Rômulo Martins

Diretor de Marketing e Sucesso do Cliente na Qi Network, especialista em consultoria e distribuição de soluções em Cloud Computing

 

 

 

 

 

 

 

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